Erfolgreich virtuell führen

Haben Ihre Mitarbeiter auch schon genug von virtuellen Meetings? Haben Sie Probleme, sie zu motivieren und Nähe aufzubauen? Heute habe ich ein Best Practise Beispiel für Sie, von einem Kollegen, dem es gelungen ist, mit einer einfachen Maßnahme seine Mitarbeiter zu überraschen und sie zu Online Meetings zu motivieren. Wie? Lesen Sie weiter...

Die virtuelle Kaffeeküche – ein Best Practise Beispiel

Unlängst bin ich wieder auf ein Best Practise Beispiel gestoßen: Eine virtuelle Kaffee-Küche! Der Initiator dieser tollen Idee heißt Michael Langmann: Er ist seit knapp 2 Jahren selbstständig als EPU im Bereich Unternehmensberatung und er verspürte während der Lockdown-Phasen eine zunehmend monotone Stimmung im Arbeitsalltag, der er entgegenwirken wollte – seine Idee: Eine virtuelle Kaffeeküche! So können sich Teams im Home Office trotzdem in ihren Pausen miteinander austauschen und über Dinge abseits der Arbeit plaudern – wie es eben auch im Büro der Fall wäre.

Hier im Artikel habe ich die wichtigsten Punkte des Interviews mit Michael Langmann für Sie zusammengefasst! Das volle Interview können Sie hier im Podcast anhören oder hier das Video ansehen:

Eine kleine Auszeit im Lockdown

MB: Lieber Michael, was war für Dich der Anlass, eine virtuelle Kaffeeküche ins Leben zu rufen? Wie war die Situation im Team vor ca. 3 Wochen?

ML: Ich würde die Situation bzw. die Einstellung zur täglichen Arbeit als „andauernd gleichbleibend“ beschreiben. Soll heißen, dass „wir alle“ inkl. mir selbst in einen Art Abarbeitungsmodus gekommen sind. Durch die Lock-Down Situation haben sich die Leute auch tatsächlich weniger Urlaub genommen, weil sie ohnedies nicht haben wegfahren können und anstelle dessen, eben auch gearbeitet. Somit gab’s auch über einen längeren Zeitraum hinweg keine wirklichen „Auszeiten“; freie Zeit, auf welche man sich besonders gefreut hätte um dann wieder erholter zurück zur Arbeit zu kommen. Selbst auf gewisse Eskalationen wurde eher gleichgültiger als sonst reagiert – was für mich unter Anderem der Auslöser war, hier etwas zu tun – zu verändern.

Einer negativen Spirale gegenwirken

Was wolltest Du erreichen bzw. erzielen?

Ich wollte mein Team gezielt von diesem Dauer-Arbeits-Modus für zumindest eine Viertelstunde weglotsen! Quasi ein Ausbruch aus der ständigen Dauer-Meeting-Kultur. Seit Umstellung auf Home-Office ist der Anteil an Besprechungen um ca. +20% gestiegen. Selbst kleine Absprachen werden gleich zu Meetings erhoben. Wo man früher mal vom Schreibtisch aufgestanden und zum Kollegen/zur Kollegin hingegangen ist um etwas innerhalb von 2-3 Minuten abzustimmen, macht man heute gleich einen Video-Call. Dabei denkt man gar nicht daran, evtl. auch mal zu fragen, wie es dem Gegenüber heute so geht. Es fehlt ja auch komplett die Nonverbale Kommunikation. Man sieht defacto seinen Kollegen ja nicht und könnte aufmerksam werden. Der Austausch bezieht sich hier zumeist auf das berufliche Problem und man kommt erst gar nicht auf die Idee „Smalltalk“ zu betreiben und mal nach Befinden, Familie, Freizeitvorhaben, etc. zu fragen. Es will ja eh bloß jeder schnell „weiterkommen“ weil schon der nächste Meeting-Reminder im Outlook ein Pop-Up geöffnet hat. Ich finde, dass genau das eine negative Spirale ist. Und genau deswegen dieser Ausbruch daraus – in Form der virtuellen Kaffeeküche!

„Ein Ausbruch aus der ständigen Dauer-Meeting-Kultur.“

Nachdem wir uns inzwischen ja auch privat gezielt – wenn auch zu selten, aber dennoch – ab und zu auf einen Kaffee per Video-Call treffen, war die Überlegung bzw. die Idee geboren, das auch im beruflichen Kontext umzusetzen. Uns bereitet diese Zeit ja immer viel Spaß und Freude und wir nehmen uns so auch bewusst die Zeit dafür – obwohl der stressige Alltag davor und danach schon wieder anklopft.

Motivation & gute Laune tanken mit einem „Socializing Überlebenspaket“

Wie hast du diese Idee konkret umgesetzt?

Die Umsetzung erfolgte insofern, dass ich meine Kollegen eine TEAMS-Einladung geschickt habe mit dem Titel „virtuelle Kaffeeküche“ und daraus auch gleich einen Serientermin über die nächsten Monate gemacht habe. Jeden Donnerstag Nachmittag haben jetzt alle für 15 Minuten einen Terminblock eingestellt! In der Einladung bin ich dann auch auf die Idee und Hintergründe eingegangen, warum genau wir das veranstalten usw. Zudem habe ich auch ein Paket angekündigt, welches sie in den nächsten Tagen mit einer notwendigen Ausstattung für den Termin erhalten werden.

Was hat es nun mit dem Paket auf sich?

Ich habe allen Teilnehmer*innen vorweg ein „Socializing Überlebenspaket“ (wie ich es nenne) zugeschickt, mit einigen Essentials, die man in einer Kaffeeküche auch finden würde 🙂 Bei der Produktauswahl war mir besonders wichtig, auf Nachhaltigkeit und Regionalität zu achten. Im Paket waren:

  • 1x Kaffee-Tasse, gebrandet mit dem Aufdruck unseres Projektnamens – ich wollte damit einerseits ein gewisses Zusammengehörigkeitsgefühl schaffen und andererseits dachte ich mir, sieht es bestimmt ganz toll aus, wenn alle im Call dieselbe Tasse in die Kamera halten.
  • 1x Kaffee von der örtlichen Kaffeerösterei – die Wohlfühlröstung
  • 1x Trinkschokolade vom Zotter
  • 1x Tee von Sonnentor – Gute Laune Tee
  • 1x Aufstellkarte
    • Vorderseite: „Anti-Stress-Karte“ – die hab ich jetzt tatsächlich bei mir im Büro unter’m Bildschirm aufgestellt – bringt mich auch immer wieder zum Schmunzeln!
    • Rückseite: Eine handschriftliche persönliche und leicht individuelle Nachricht an den jeweiligen Kollegen/die jeweilige Kollegin von mir.

Alle haben aber den Hinweis mit „mögliche Gesprächsthemen für die virtuelle Kaffeeküche“ als Notiz bekommen. Da habe ich tatsächlich Freizeit, Familie, Hobbies, etc. draufgeschrieben – und auch das Wort Arbeit – aber es dann auch durchgestrichen; um auch hier noch mal gezielt auf die „Auszeit“ von der Arbeit aufmerksam zu machen.

Überraschungseffekt und eine echt schöne Zeit

Wie waren die Reaktionen des Teams?

Die Idee ist extrem gut angekommen – bei allen Teilnehmer*innen. Besonders habe ich mich darüber gefreut, als mich jede/r Einzelne sofort kontaktiert hat, als bei ihr/m die Post kam und sie das Paket überreicht bekommen haben. Der Überraschungseffekt war definitiv gegeben.

Und am darauffolgenden Donnerstag haben wir uns dann alle mit Tasse gefüllt mit Kaffee, Tee oder Trinkschokolade vorm Bildschirm getroffen und einfach gequatscht.

Was super spannend war ist, dass wir nach einer kurzen Einleitung von mir, über persönliche Dinge zu Sprechen kamen, die viele untereinander und voneinander noch gar nicht gewusst hatten. Ist für den Team-Zusammenhalt natürlich auch von unschätzbarem Wert. Und: natürlich haben wir die 15 Minuten nicht eingehalten. Es waren dann eher 45 Minuten, aber wir konnten daher auch mal Termine verschieben und uns weiter eine schöne Zeit gönnen!

„Getrost die Arbeit hinter sich lassen.“

Was bedeutet das fürs Team?

Definitiv mal eine fixe Zeit in der Woche für einen Kaffee-Tratsch unter Kollegen, wo man getrost die Arbeit für eine gewisse Zeit hinter sich lassen und sich gleichzeitig unter Freunden austauschen kann!

Lieber Michael, herzlichen Dank für dein Best Practise Beispiel und das Interview!

Und meinen Leser*innen wünsche ich wie immer viel Spaß und Erfolg beim (Online) Networking! 🙂


Weiterführende Links:

Zur Podcast-Episode zum Thema: magdableckmann.at/sa87

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